Sjóðurinn heitir Fræðslusjóður Sameykis og er til hans stofnað á grundvelli kjarasamnings Sameykis stéttarfélags í almannaþjónustu og Reykjavíkurborgar frá 2019, og með áorðnum breytingum, nánar tiltekið á grundvelli bókunar 10 í kjarasamningi aðila frá 2024 og samkomulagi aðila þar um dags. 9. janúar 2025. Sjóðurinn starfar með því skipulagi sem segir í reglugerð þessari og úthlutunarreglum. Heimili sjóðsins og varnarþing er í Reykjavík.

Markmið sjóðsins er að efla sí- og starfsmenntun sjóðsfélaga til að auka hæfni þeirra og möguleika til starfsþróunar.
Sjóðstjórn er heimilt að veita fjárstyrki úr sjóðnum til eftirfarandi aðila, vegna verkefna er samræmast markmiðum sjóðsins:

• Starfsstaða Reykjavíkurborgar vegna fræðsluferða afmarkaðra hópa innan starfseininga/sviða.
• Félagsfólks Sameykis sem aðild á að sjóðnum vegna starfsmenntunar-, starfsþróunar- og vísindaverkefna í samræmi við gildandi úthlutunarreglur.
• Sameykis stéttarfélags í almannaþjónustu.
• Fræðslusetursins Starfsmenntar vegna þátttökugjalda einstaklinga sem starfa hjá Reykjavíkurborg og sækja námskeið á vegum Starfsmenntar.

Sjóðsstjórn setur sér starfsreglur um styrkúthlutanir og upphæðir styrkja.

Stjórn sjóðsins skal skipuð fjórum aðalmönnum úr stjórn Sameykis. Formaður skal skipaður af sjóðsstjórn. Stjórn sjóðsins skal halda reglubundna fundi. Stjórnin skal halda gerðabók og rita í hana allar samþykktir sínar. Til þess að samþykkt sé lögmæt þarf meirihluti stjórnarmanna að greiða henni atkvæði.

Tekjur sjóðsins eru:

1. Framlag úr borgarsjóði samkvæmt kjarasamningi aðila
2. Vaxtatekjur
3. Aðrar tekjur

Tekjum sjóðsins skal einungis varið í samræmi við markmið hans sbr. 2. gr.
Ávöxtun sjóðsins skal vera með ábyrgum hætti.

Umsóknir um styrk úr sjóðnum skulu sendar stjórn sjóðsins þar sem fram kemur lýsing á því námi eða verkefni sem styrkurinn skal renna til, áætlaður kostnaður, hvenær fyrirhugað er að stunda námið eða vinna verkefnið og aðrar þær upplýsingar er sjóðstjórn kann að telja nauðsynlegar.

Skrifstofa Sameykis sér um daglegan rekstur sjóðsins í umboði stjórnar hans, innheimtir tekjur hans og innir af hendi greiðslur úr honum í samræmi við úthlutunarreglur og ákvarðanir sjóðsstjórnar. Fé sjóðsins skal ávaxta á sem tryggastan hátt.

Reikningsár sjóðsins er almanaksárið. Ársreikning sjóðsins skal birta með reikningum Sameykis og hann endurskoðaður með sama hætti og félagssjóður. Ársreikninginn skal leggja fram og afgreiða á aðalfundi með öðrum reikningum félagsins fyrir lok mars. Skýrsla yfir starfsemi sjóðsins skal fylgja skýrslu stjórnar Sameykis.

Árlega verður á vettvangi Starfskjaranefndar farið yfir starfsemi nýliðins árs hjá sjóðnum, sundurliðun verkefna og hvernig þau hafa nýst félagsfólki Sameykis. Á sama tíma verður farið yfir ársreikninga. Reykjavíkurborg skipar einn skoðunarmann sem skal yfirfara ársreikninga sjóðsins áður en þeir eru lagðir fram til samþykktar í stjórn. Miða skal við að fundur um þessa liði verði haldinn fyrir lok aprílmánaðar ár hvert.

Stjórn sjóðsins fjallar um breytingar á reglugerð þessari og um úthlutunarreglur sjóðsins. Tillögur stjórnar um breytingar á reglugerðinni skulu hljóta staðfestingu Starfskjaranefndar Sameykis og Reykjavíkurborgar.

Markmið þessara reglna er að koma á framfæri skýrum leiðbeiningum til sviða, starfseininga og starfsstaða hjá Reykjavíkurborg varðandi hvernig þau geta nýtt Fræðslusjóð til að þróa hæfni og þekkingu starfsfólks þannig að þau geti á betri hátt uppfyllt þær kröfur sem starfsemin kallar á hverju sinni.

Rétt til að sækja um styrki hafa starfsstaðir Reykjavíkurborgar vegna félagsfólks Sameykis sem þar starfar og greidd eru iðgjöld fyrir til sjóðsins.

Deildir innan starfseininga/sviða geta sótt um styrki vegna skipulagðra fræðsluferða og sérhæfðra ráðstefnuferða sem miða að því að þróa starf tiltekins hóps innan vinnustaðarins.

Almenna viðmiðið er að sami hópur/deild geti fengið slíkan styrk á þriggja ára fresti.
Tilgangur ferða þarf að vera að sækja sértæka fræðslu sem er til þess fallin að styðja við þróun á fagsviði/starfsvettvangi á vinnustaðnum. Rökstyðja þarf staðarval náms. Fræðslusjóður styrkir ekki hvataferðir.

Eftirfarandi kostnaðarliðir eru ekki styrktir:

• Fæðiskostnaður eða dagpeningar
• Launatap
• Ferðir innan borga og sveitarfélaga
• Bílastæðagjöld og bensínkostnaður
• Sá hluti fargjalda sem greiddur er með vildarpunktum eða annars konar viðskiptavild

Alla jafna eru eftirfarandi dagskrárliðir ekki styrkhæfir í fræðsluferðum starfseininga:

• Gisting vegna daga sem ekki innihalda fræðslu
• Úrvinnsla hópsins á undangenginni heimsóknarferð
• Heimsóknir í sendiráð
• Göngu- og safnaferðir undir leiðsögn (nema þær falli undir starfssvið einingar)
• Verkefni þar sem leiðbeinandi fer frá Íslandi til að halda námskeið/kynningu/fræðsluerindi á erlendri grundu
• Hópefli/liðsheildarvinna/hvataferðir
• Rannsóknarferðir og samráðsfundir

Til að fá vilyrði fyrir styrk í tæka tíð vegna fræðslu- og ráðstefnuferða þarf að sækja um með þriggja mánaða fyrirvara.°

Umsóknum skal skilað til Fræðslusjóðs Sameykis með rafrænum hætti.
Gögn sem þurfa að fylgja þegar sótt er um vegna fræðsluferða/ráðstefnuferða:

1. Rökstuðningur frá stjórnanda. Þar þarf að koma fram:

• Hvert er markmið og tilgangur ferðar
• Hvernig nýtist ferðin til frekari þróunar starfseiningarinnar
• Rökstuðningur á staðarvali, af hverju verður þessi staður fyrir valinu
• Hversu margir taka þátt í fræðsluferðinni og hversu margir af þeim eru í Sameyki
• Nöfn og kennitölur félagsfólks Sameykis
• Hvort og þá hvenær þessi starfseining hafi áður farið í fræðsluferð

2. Staðfesting sviðsstjóra / umboð
Þegar sótt er um fyrir deild/hóp þarf að koma staðfesting frá sviðsstjóra/sviðsstjórum um að viðkomandi hópi sé heimilt að sækja fræðsluferð/ráðstefnu erlendis og að ferðin styðji við stefnu sviðsins. Ef annar en sviðsstjóri sendir inn umsókn fyrir hönd sviðsins/starfseiningar þá þarf að skila inn undirrituðu umboði frá viðkomandi sviðsstjóra.

3. Bréf frá móttökuaðila
Staðfesting á móttöku hópsins með upplýsingum um tíma og innihald fræðslu. Ef um ráðstefnu er að ræða þá nægir ráðstefnumiði.

4. Ítarleg dagskrá. Þar þarf að koma fram:

• Hvaða staðir eru heimsóttir, heiti staðarins og nafn tengiliðs.
• Dagsetningar heimsókna og tímaáætlun í klukkustundum.
• Innihaldslýsing faglegrar fræðslu fyrir hvern dagskrárlið.
• Ef ráðstefna eða námskeið þarf að koma vefslóð eða útgefin gögn um ráðstefnu eða námskeið.

5. Kostnaðaráætlun
Stjórn Fræðslusjóðs Sameykis beinir því til starfseininga og vinnustaða að gæta hófs og skipuleggja fræðsluferðir með eins hagkvæmum hætti og hægt er. Skila þarf inn sundurliðaðri kostnaðaráætlun þar sem fram kemur kostnaður fyrir hvern þátttakanda (flug, gisting, samgöngur, fræðsla) og heildarkostnaður vegna þátttöku félagsfólks Sameykis. Kostnaðarhlutdeild starfseiningar/vinnustaðar vegna fræðsluferða er 15%.

Mikilvægt er ef bókað er í gegnum ferðaskrifstofu að afmarka gistikostnað frá öðrum kostnaði.

Styrkfjárhæðir eru háðar stöðu sjóðsins hverju sinni og mati stjórnar á þeim verkefnum sem sótt er um styrki fyrir.

Styrkur er greiddur gegn framvísun reikninga fyrir útlögðum kostnaði sem sótt er um styrk fyrir. Reikningar skulu sýna sundurliðun allra kostnaðarþátta, svo sem fræðslu-, samgöngu-, gisti- og flugkostnaðar.

Reikningar þurfa að berast ekki seinna en 12 mánuðum eftir að verkefni lýkur.

Úthlutun úr sjóðnum fer fram a.m.k. ársfjórðungslega eða oftar samkvæmt ákvörðun sjóðsstjórnar.

Um allar umsóknir gildir að hægt verði að kanna styrkhæfi verkefnis áður en lagt er út fyrir kostnaði með því að skila inn umsókn.

Úthlutunarreglur þessar voru kynntar og staðfestar 15. janúar 2025 af Starfskjaranefnd Sameykis og Reykjavíkurborgar. Reglur þessar eru samþykktar á fundi stjórnar Fræðslusjóðs Sameykis í janúar 2025 og taka gildi 1. febrúar. Við gildistöku falla úr gildi eldri úthlutunarreglur og aðrar ákvarðanir sem ekki eru í samræmi við reglur þessar.

Úthlutunarreglur eru endurskoðaðar reglulega og eru birtar jafnóðum á heimasíðu Sameykis.